Ordentlig Arbejdsplads Kommunikation i en Alder af Chat og Sms

0
95

Kredit: sanjagrujic/Shutterstock

Kommunikations-værktøjer har gjort stormskridt i de sidste 20 år. Vi er flyttet fra telefon opkald og faxer til e-mails og sms. Med disse ændringer kom et nyt sprog og nye regler for professionel kommunikation etikette. Eksperter rådes forlader humor ud af e-mails for at undgå fejlfortolkning, og argumenter, der fulgte over brugen af hilsener og underskrifter på svar, og sender, for ikke at nævne den kæmpe over personlige citater i signatur blokke.

Flash forward til i dag. Nu er mange produktivitet værktøjer omfatter instant messaging i deres team rum og har taget denne udfordring et skridt videre med indførelsen af humørikoner i deres systemer. Mens mange af os bruger smileyer, triste ansigter og “LOL” i vores daglige uformelle kommunikation med venner og familie, skal de bruges i professionel korrespondance?

“Disse typer af kommunikations-værktøjer giver mulighed for fleksibilitet,” sagde Dennis Collins, senior director for marketing hos West Unified Communications. “Mange gange de kommunikationsværktøjer, der får skylden, ikke bruger, for uhensigtsmæssig brug. I stedet, ledere bør fokusere på resultaterne af øget og øjeblikkelig kommunikation, og ikke et middel til at få der.”

Der er mange positive for at bruge Slap, Teamwork Chat og den brede vifte af lignende kommunikationsværktøjer. Sharon Schweitzer, er en international business etikette ekspert, forfatter og grundlægger af Adgang til Kultur, sagde samarbejdsværktøjer, der giver hold med en udpeget platform, hvor de kan diskutere og udvikle projekter, så alle kan dele og konsolidere deres ideer.

“Den åbne udveksling mellem kolleger, der giver dem mulighed for at sende og modtage oplysninger så hurtigt som muligt], amping produktivitet og på tværs af team kommunikation,” sagde hun. “For et projekt, der omfatter flere grupper eller folk, der arbejder eksternt, disse apps hjælp tilslut medarbejdere, skaber fremskridt opdateringer og lette samarbejdet. Apps også give en udpeget platform for arbejdspladsen kommunikation uden de forstyrrelser af Facebook Messenger eller Google chat, der giver mulighed for større effektivitet på kontoret.”

Vejledende at åbne exchange kan være en udfordring. Mens Collins opfordrer ejere af små virksomheder og ledere til at udnytte de teknologiske og gå med strømmen, han opfordrer også til indstilling af parametre.

“Sæt forventninger,” sagde han, “og give pejlemærker for deres anvendelse. Hensigtsmæssigheden af forskellige medier, der gør en forskel. Du kan “snakke” en måde i en e-mail og udtrykke de samme følelser i en chat-besked, kun anderledes på grund af mere uformel karakter.”

Dette omfatter brug af humørikoner. Collins har flere grunde til, at bruge humørikoner i chats er en god ting, primært når det kommer til sammenhæng.

“Indhold, der ikke er relevante er bare støj,” sagde han. “Vi er ved at blive oversvømmet med indhold. Men, hvis indhold er rammerne, det er nemmere at forstå. Humørikoner give denne sammenhæng, gør én-dimensionelle beskeder mere robust og viser, bøjning.” Det giver, hvad personen siger en visuel kommunikation føler, at tilføje et ekstra lag til at fortælle, hvis det indtastede ord er ment som en joke, alvorlige eller sarkastisk, for eksempel.

Øjeblikkelig kommunikation har andre fordele. Det bryder ned hierarkisk grænser. I stedet for en e-mail til en chef, så en anden en til deres chef, den ene til den big boss, og tilbage ned igen, nu et spørgsmål kan stilles i realtid. Fordi mennesker ikke har den opmærksomhed span de bruges til, kortere beskeder på større hyppighed fremkalde bedre og mere umiddelbare reaktioner, at holde et projekt, der bevæger sig fremad i stedet for at vente på et spørgsmål og svar, der er på rejse op ad stigen og ned.

Der kan også være en ulempe ved brug af emoticons, inde i eller uden for din organisation. Ifølge en ny undersøgelse fra Amsterdam Universitet, herunder smileyer i din e-mail-korrespondance, fører læserne at se dig som mindre kompetente. Hvis det er en bekymring, Schweitzer har nogle råd: For faglig udveksling, udelade de emojis, LOLs og memer.

“Husk, at dit online arbejde platform er først og fremmest en professionel sphere er designet til at lette en effektiv og effektiv dialog,” hun anbefalede. “Spamming dine kollegaer med Gif’ er en sikker vej til at forårsage problemer og irritere dine holdkammerater. Holde dine beskeder kort og søde.”

Hun, der også anbefaler at bruge professionel kommunikation platforme kun internt. “Eksterne værktøjer, der risikerer at udsætte private, fortrolige og varemærkebeskyttede, finansielle eller andre følsomme oplysninger til offentligheden eller konkurrenter. Åben kanal til in-house grupper, der arbejder sammen, og sørg for at lukke samtalen, at alle, der ikke er involveret i projektet.”

En anden negativ, er brugen af platforme for en personlig virksomhed. Det bør ikke bruges til at sende beskeder til kollegaer om ikke-forretningsmæssige emner såsom weekend planer eller personlige problemer.

I en organisation, men brugen af fælles emojis, memer og GIFs kan fremme kendskab til og fremme, at teamwork følelse. Det centrale er at skabe og håndhæve retningslinjerne for de relevante typer af kommunikation via arbejdspladsen kommunikationsværktøj og kanal.

“Brug det som en ledelse mulighed for,” Collins sagde, “ikke en boss handling. Sidde ned med holdet og forklare protokol for inden for og uden kommunikation og arbejde på dem protokol point sammen. Forklare, hvad der er OK og hvad der ikke er. Når der er konstateret, overvåge og engagere sig – praksis, hvad du prædiker.”

“Ledelsen kan koordinere med HR til at udarbejde skriftlige retningslinjer for brugen af platformen,” tilføjede Schweitzer. “HR-ledere kan træne og orientere de ansatte på den platform, værktøjer og retningslinjer, således, at anvendelsen er professionel. Retningslinjer forhindre, at personlige og uautoriseret brug (for eksempel, kontor sladder). Instruere de ansatte til at afstå fra at sende personlige eller følsomme beskeder; det være klart, at der, som med alle online messaging system, beskeder, er ikke privat.”

Også for at forhindre, at dit team fra distraktion af meddelelser, skal du oprette en ledelse tilsidesætter eller politik, der kræver dem til at justere deres indstillinger, så at de kun modtager indberetninger, der vedrører dem og deres arbejdsgruppe. Det skærer ned spildt tid og øger produktiviteten.

Endelig understrege, at en messaging platform er ikke en erstatning for personlige møder, telefonsamtaler eller video-konferencer, som alle er mere venlig og effektiv kommunikation. Mens online apps er praktisk, bør de aldrig træde i stedet for real-time interpersonelle interaktioner. Det er OK at instant-meddelelse for at se, hvis nogen er til rådighed til at tale, men at drøftelser af stof, bør fortsat finde sted i person. Ingen elektronisk smilende ansigt eller “LOL”, der kan træde i stedet for en ægte smil eller et team, grine, diskutere og arbejde sammen.