La corretta Comunicazione del posto di Lavoro in Età di Chat e di Testo

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Credito: sanjagrujic/Shutterstock

Strumenti di comunicazione hanno fatto passi da gigante negli ultimi 20 anni. Siamo passati da telefonate e fax per e-mail e il testo. Con tali modifiche è venuto un nuovo linguaggio e nuove regole per la comunicazione professionale galateo. Gli esperti consiglia di lasciare l’umorismo di messaggi di posta elettronica per evitare errori di interpretazione, e di argomenti ne seguì, l’uso di saluti e la firma nelle risposte e in avanti, per non parlare della battaglia di personale citazioni in blocchi di firma.

Flash forward ad oggi. Ora molti strumenti di produttività includono messaggistica istantanea nella loro squadra spazi e hanno preso la sfida di un ulteriore passo avanti con l’introduzione di emoticon nei loro sistemi. Mentre molti di noi usano faccine sorridenti, facce tristi e “LOL” nel nostro quotidiano di comunicazione informale con gli amici e la famiglia, dovrebbero essere utilizzati in corrispondenza professionale?

“Quei tipi di strumenti di comunicazione che consentono la flessibilità”, ha detto Dennis Collins, direttore senior del marketing a Ovest di Unified Communications. “Molte volte gli strumenti di comunicazione che vengono accusati, non l’utente, per un uso improprio. Invece, i manager dovrebbero concentrarsi sui risultati di una maggiore e immediata la comunicazione, e non il mezzo per arrivarci.”

Ci sono molti segnali positivi per uso di margine di flessibilità, lavoro di squadra, Chat e l’ampia varietà di simili strumenti di comunicazione. Sharon Schweitzer, internazionale business etiquette esperto, autore e fondatore di Accesso alla Cultura, ha detto che gli strumenti di collaborazione di fornire squadre con un area di piattaforma su cui discutere e sviluppare progetti, permettendo a tutti di condividere e consolidare le loro idee.

“Il confronto tra colleghi che permette di trasmettere e ricevere informazioni più rapidamente [possibile], amping la produttività e la croce-la comunicazione del team,” ha detto. “Per un progetto che comprende più squadre o persone che lavorano in remoto, queste apps help ricollegare i dipendenti, fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento e di facilitare la collaborazione. L’app, inoltre, prevista un’area di piattaforma per la comunicazione del posto di lavoro senza distrazioni di Facebook Messenger o chat di Google, consentendo una maggiore efficienza degli uffici.”

Guida di tale scambio aperto può essere una sfida. Mentre Collins incoraggia i proprietari di piccole imprese e i gestori di abbracciare la tecnologia e andare con il flusso, incoraggia l’impostazione dei parametri.

“Aspettative”, ha detto, “e fornire indicazioni fornite per il loro uso. L’adeguatezza dei diversi media, fa la differenza. Si può ‘parlare’ in un modo in una e-mail ed esprimere lo stesso sentimento in un messaggio di chat, solo in modo diverso a causa della più informale.”

Questo include l’uso di emoticon. Collins ha diversi motivi per cui utilizzare emoticon in chat è una buona cosa, soprattutto quando si tratta di contesto.

“Il contenuto non è pertinente è solo rumore”, ha detto. “Siamo stati inondati con i contenuti. Ma quando il contenuto è il contesto, è più facile da capire. Emoticon fornire tale contesto, facendo uno-dimensionale messaggi più robusto e mostrando ritorno.” Dà ciò che la persona sta dicendo una comunicazione visiva sentire, l’aggiunta di un ulteriore livello per capire se le parole digitate sono pensati come uno scherzo, serio o sarcastico, per esempio.

La comunicazione istantanea ha anche altri vantaggi. Si rompe gerarchica confini. Invece di una e-mail a un boss, poi un altro per il loro capo, uno per il big boss e giù di nuovo, adesso, una domanda può essere chiesto in tempo reale. Perché le persone non hanno la capacità di attenzione, brevi messaggi a una maggiore frequenza di suscitare migliore e più risposte immediate, mantenendo un progetto in movimento in avanti, invece di aspettare su una domanda e la risposta che è in viaggio su per la scala e torna giù.

Ci può essere anche un rovescio della medaglia per l’uso di emoticon, all’interno o all’esterno dell’organizzazione. Secondo un nuovo studio dell’Università di Amsterdam, tra cui faccine nella tua e-mail corrispondenza conduce i lettori a vedere voi come meno competenti. Se questa è una preoccupazione, Schweitzer ha qualche consiglio: Per scambi professionali, lasciare fuori le emoji, LOLs e memi.

“Ricordati che il tuo lavoro on line la piattaforma è in primo luogo un ambito professionale progettato per facilitare efficiente ed efficace il dialogo”, ha raccomandato. “Spamming tuo co-lavoratori con le Gif è un modo sicuro per causare problemi e irritare i vostri compagni di squadra. Mantenere i vostri messaggi di breve e dolce.”

Lei sostiene che utilizza professionale piattaforme di comunicazione solo internamente. “Strumenti esterni, il rischio di esporre privato, riservato, marchi commerciali, finanziarie o di altre pubbliche informazioni riservate o concorrenti. Aprire il canale per l’in-house gruppi che collaborano insieme, ed essere sicuri di chiudere la conversazione, non coinvolti nel progetto.”

Un’altra nota negativa è l’uso di piattaforme per affari personali. Non dovrebbe essere utilizzato per inviare messaggi ai colleghi circa la non-argomenti di business come il weekend piani o problemi personali.

All’interno di un’organizzazione, tuttavia, l’uso in comune di emojis, meme e Gif può promuovere la familiarità e promuovere la sensazione che il lavoro di squadra. La chiave è quello di fornire e applicare le linee guida per i tipi appropriati di comunicazione sul posto di lavoro uno strumento di comunicazione e di canale.

“Usare come una leadership opportunità”, Collins ha detto, “non è un boss azione. Sedersi con la squadra e spiegare il protocollo per l’interno e l’esterno di comunicazione e di lavoro in quei protocollo punti insieme. Spiegare che cosa è OK e cosa non lo è. Una volta determinato, di monitoraggio e di impegnarsi – in pratica ciò che predica.”

“La gestione è in grado di coordinare con HR per preparare linee guida scritte per l’uso della piattaforma”, ha aggiunto Schweitzer. “HR manager in grado di formare e valutazione dei dipendenti sulla piattaforma di funzioni, strumenti e linee guida, in modo che il suo uso rimane professionali. Linee guida per prevenire il personale e l’uso non autorizzato (ad esempio, ufficio di gossip). Istruire i dipendenti di astenersi dall’inviare personali o sensibili di messaggi; chiaro che, come con qualsiasi sistema di messaggistica online, i messaggi non vengono privato”.

Inoltre, per impedire che il tuo team di distrazione da notifiche, creare una gestione ignorare o politica che richiedono loro di regolare le impostazioni in modo che solo ricevere avvisi che riguardano loro e il loro gruppo di lavoro. Questo riduce gli sprechi di tempo e aumenta la produttività.

Infine, sottolineare che una piattaforma di messaggistica non è un sostituto per riunioni, telefonate o video conferenze, che sono più personale e comunicazione efficace. Mentre le applicazioni online sono convenienti, non si dovrebbe mai prendere il posto di in tempo reale rapporti interpersonali. È OK per instant-messaggio per vedere se qualcuno è disponibile a parlare, ma le discussioni di sostanza dovrebbe ancora prendere il posto di persona. Nessun elettronico faccina sorridente o “LOL” può prendere il posto di un vero sorriso o una squadra di ridere, discutere e lavorare insieme.