Bon Travail de Communication à l’ère de la Conversation et le Texte

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Crédit: sanjagrujic/Shutterstock

Des outils de Communication ont fait des pas de géant au cours des 20 dernières années. Nous avons déménagé d’appels téléphoniques et de télécopies, de courriels et de textes. Avec ces changements est venu d’une nouvelle langue et de nouvelles règles pour les professionnels de la communication de l’étiquette. Les Experts ont conseillé de quitter l’humour de courriels pour éviter toute mauvaise interprétation, et les arguments engagé sur la question de l’utilisation des salutations et signatures dans les réponses et les transferts, pour ne pas mentionner la bataille pour le personnel des citations dans les blocs de signature.

Flash forward à aujourd’hui. Maintenant, beaucoup de la productivité parmi les outils de messagerie instantanée dans leurs espaces d’équipe et avez pris ce défi un peu plus loin avec l’introduction des émoticônes dans leurs systèmes. Alors que nous sommes nombreux à utiliser des visages souriants, visages tristes et “LOL” dans notre quotidien des communications informelles avec des amis et de la famille, devraient-ils être utilisés dans une correspondance professionnelle?

“Ces types d’outils de communication qui permettent une certaine souplesse”, a déclaré Dennis Collins, directeur principal du marketing à l’Ouest de Communications Unifiées. “Plusieurs fois, les outils de communication blâmés, non pas à l’utilisateur, pour l’utilisation inappropriée. Au lieu de cela, les gestionnaires devraient se concentrer sur les résultats de l’augmentation et de la communication immédiate, et pas les moyens d’y arriver.”

Il y a beaucoup de points positifs à l’aide de la corde, travail d’Équipe Chat et de la grande variété de semblables outils de communication. Sharon Schweitzer, une entreprise internationale de l’étiquette de l’expert, l’auteur et le fondateur de l’Accès à la Culture, a déclaré outils de collaboration de donner aux équipes désigné plate-forme leur permettant de discuter et de développer des projets, permettant à chacun de partager et de consolider leurs idées.

“Le libre échange entre les co-travailleurs leur permet de transmettre et de recevoir des informations rapidement [possible], amplification de la productivité et de la croix-communication de l’équipe,” dit-elle. “Pour un projet qui comprend plusieurs équipes ou des personnes travaillant à distance, ces applications permettent de reconnecter les employés, fournir des mises à jour du progrès et de faciliter la collaboration. Les applications fournissent également désigné une plate-forme pour communiquer en milieu de travail sans les distractions de Facebook Messenger ou Google chat, permettant une plus grande efficacité au bureau.”

Directeurs que l’échange peut être un défi. Tandis que Collins encourage les propriétaires de petites entreprises et les gestionnaires d’embrasser la technologie et aller avec le courant, il encourage également les paramètres de réglage.

“Définir les attentes”, dit-il, “et fournir des repères pour leur utilisation. La pertinence des différents médias fait une différence. Vous pouvez parler d’une manière un e-mail et d’exprimer le même sentiment dans un message de chat, seulement différemment en raison de la nature informelle.”

Cela comprend l’utilisation des émoticônes. Collins a plusieurs raisons pourquoi utiliser des émoticônes dans les chats est une bonne chose, surtout quand il s’agit de contexte.

“Le contenu n’est pas pertinent, c’est juste du bruit,” dit-il. “Nous sommes inondés de contenu. Mais lorsque le contenu a contexte, il est plus facile à comprendre. Émoticônes fournir ce contexte, dimensions des messages plus robuste et montrant inflexion.” Il donne ce que la personne dit une communication visuelle sentir, l’ajout d’une couche supplémentaire de dire si les mots saisis sont conçu comme une blague, grave ou sarcastique, par exemple.

La communication instantanée a d’autres avantages aussi bien. Il se décompose hiérarchique limites. Au lieu d’un e-mail à un patron, puis un autre, leur patron, l’un pour le big boss et redescendre à nouveau, maintenant, une question peut être posée en temps réel. Parce que les gens n’ont pas l’attention qu’ils utilisé pour, des messages plus courts, à une plus grande fréquence d’obtenir de meilleurs et de plus les réponses immédiates, en gardant un projet aller de l’avant au lieu d’attendre sur une question et la réponse qui est en déplacement jusqu’à l’échelle et à l’arrière en bas.

Il peut aussi être un inconvénient à l’utilisation des émoticônes, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation. Selon une nouvelle étude de l’Université d’Amsterdam, y compris des smileys dans votre correspondance par courriel conduit les lecteurs à vous considérer comme moins compétentes. Si c’est un sujet de préoccupation, Schweitzer a quelques conseils: Pour les échanges professionnels, de laisser les émoticônes, les LOLs et des mèmes.

“Rappelez-vous que votre travail en ligne de la plateforme est d’abord et avant tout un professionnel de la sphère conçu afin de favoriser l’efficience et l’efficacité du dialogue,” elle recommandé. Le “Spamming votre co-travailleurs avec de Gif est un moyen sûr de causer des problèmes et irriter vos coéquipiers. Gardez vos messages courts et doux.”

Elle approuve également l’aide de professionnels plates-formes de communication à l’interne seulement. “Outils externes de risque de l’exposer privé, confidentiel, de marques de commerce, financiers ou d’autres informations sensibles pour le public ou des concurrents. Ouvrir le canal de la chambre des groupes qui collaborent ensemble, et assurez-vous de fermer la conversation de tous les non impliqués dans le projet.”

Un autre point négatif est l’utilisation des plates-formes pour des affaires personnelles. Il ne devrait pas être utilisé pour envoyer des messages à vos collègues de travail au sujet de la non-commerciales des sujets tels que les week-end de plans ou de problèmes personnels.

Au sein d’une organisation, cependant, l’utilisation de la commune, les émoticônes, les mèmes et GIFs peut favoriser la familiarité et d’encourager le travail d’équipe sentiment. La clé est de fournir et appliquer les lignes directrices pour les types appropriés de communication sur le lieu de travail outil de communication et un canal.

“L’utiliser comme un leadership occasion”, dit Collins, “pas un patron à l’action. S’asseoir avec l’équipe et expliquer protocole pour l’intérieur et l’extérieur des communications et de travailler sur ces points protocole ensemble. Expliquer ce qui est correct et ce qui ne l’est pas. Une fois déterminé, de surveiller et de s’engager – en pratique ce que vous prêchez.”

“La gestion de coordonner des ressources humaines, de préparer des lignes directrices pour l’utilisation de la plate-forme”, a ajouté Schweitzer. “Les gestionnaires des ressources humaines peuvent s’entraîner et de débriefing, les employés sur la plate-forme de la fonction, les outils et les lignes directrices de sorte que son utilisation reste professionnel. Les lignes directrices de prévenir les personnels et l’utilisation non autorisée (par exemple, office potins). Demandez aux employés de s’abstenir de divulguer des renseignements personnels ou de nature délicate messages; être clair que, comme avec n’importe quel système de messagerie en ligne, les messages ne sont pas privés.”

Aussi, pour éviter que votre équipe de distraction par des notifications, de créer une gestion de la remplacer ou de la politique d’exiger d’eux de régler leurs paramètres de sorte qu’ils ne reçoivent des alertes relatives à eux et leur groupe de travail. Cela permet de réduire le gaspillage de temps et augmente la productivité.

Enfin, soulignons qu’une plate-forme de messagerie n’est pas un substitut pour des réunions en personne, par téléphone ou par vidéo conférences, qui sont plus de prestance et d’une communication efficace. Alors que les applications en ligne sont très pratiques, ils ne doivent jamais prendre la place de en temps réel les interactions interpersonnelles. C’est OK pour l’instant-message pour voir si quelqu’un est disponible pour parler, mais des discussions de fond doit toujours avoir lieu en personne. Pas d’électronique smiley ou “LOL” peut prendre la place d’un vrai sourire ou une équipe de rire, de discuter et de travailler ensemble.