Usundt Forhold Til Din Indbakke? Hvordan til at Bryde Dårlige Vaner e-Mail

0
73

Kredit: Der er Danny/Shutterstock

Mens e-mail har eksisteret i årtier, mennesker er forbundet til det nu mere end nogensinde før, ny forskning finder.

Ifølge en undersøgelse foretaget af Reachmail, selv om kontrol af e-mail-hele dagen kan reducere produktiviteten, næsten 84 procent af de adspurgte gør så ofte. Faktisk er mere end halvdelen af de adspurgte sende over 10 e-mails hver dag.

Det er ikke bare i løbet af arbejdsdagen, at arbejde med e-mails er distraherende mennesker. En anden undersøgelse af Reachmail viste, at 75 procent af Amerikanerne tjekke deres e-mail på fridage og i de sene aftener, og 61 procent tjekke deres indbakke, mens du er på ferie.

Mens e-mail er en stor traditionel form for kommunikation, det burde ikke være tidskrævende. Her er hvordan dig til at bryde disse vaner og skabe en sundere, mere effektiv forbindelse med e-mail.

En af de nyeste tendenser inden for e-forvaltning, der er kendt som “indbakke-nul.” Målet er at holde din indbakke ren på alle tidspunkter, men de, der praktiserer denne teknik har tendens til at tjekke deres e-mail-mere end 25 gange hver dag, i henhold til “Arbejde e-Mail-Tendenser Efter Timer” – undersøgelse.

Hvis du ønsker at blive mindre distraheret af e-mail-og mere produktive, grøft koncept og oprette en plan for at begrænse mængden af tid brugt på at læse og reagere. Dette minimerer afbrydelser, at afspore din produktivitet på opgaver og sikrer, at du er at afsætte tilstrækkelig tid til dem.

Der er ingen regel for, hvilken type plan, der virker bedst. Hvis du ikke er sikker på, hvor ofte, du har brug for at være i din indbakke, kan du prøve at tjekke det på tre udpegede gange hver dag i en uge for et fast beløb af tid. Derefter reducere den tid den følgende uge, indtil du finder den mindste mængde af tid til at reagere hensigtsmæssigt herpå.

At styre forventninger og skabe grænser er en vigtig del af at skabe en e-mail tidsplan. Sørg for, at kunder eller medarbejdere er opmærksomme på de nye skema ved at oprette en automatisk reaktion med din e-mail-host, eller at tilføje din e-mail svartider i din signatur. Denne måde, folk, der er vant til øjeblikkelig svar vil ikke blive overrasket, eller fornærmet, hvis det tager tre timer til at reagere i stedet for tre minutter.

Oprettelse af mapper, der holder rettidig e-mails eller informative meddelelser er en fantastisk måde at få organiseret. Hvis du arbejder for en virksomhed, der har flere afdelinger, kan det være en fordel at organisere din konto ved institut med undermapper for tid-følsomt materiale.

En integreret del af e-mail-organisation, proces er i det magiske af afmeld-linket. Det er nemt at få oversvømmet med tilbud fra virksomheder og leverandører, ved at tilmelde dig deres ledende magneter, men hvis deres efterfølgende korrespondance er kun at tilføje til din e-mail-efterslæb, kan det være tid til at afmelde. Være hensynsløs med dette; marketingfolk ved, at de er nødt til at tjene abonnenter opmærksomhed, og dit abonnement er deres privilegium.

Hvis du opretter en e-mail, planlægge og gennemføre en stram organisation, politik gør ikke din indbakke mere overskueligt, kan det være tid til at overveje en e-mail-management værktøj.